【Outlook(アウトルック)】振り分け設定

こんにちは。セルクルサポート窓口です。

今回はOutlook(アウトルック)でのメールの振り分け設定の方法をご案内いたします。

振り分けについて

メールがたくさんたまってしまい、重要なメールが埋もれてしまうなんて経験ありませんか?

メールを条件ごとにフォルダーに振り分けておくことで、見落とし防止や、重要度の可視化にも繋がり、仕事の効率を上げることができます。

ということで、今回はメールの振り分け方法をご紹介します。

振り分け設定方法

(※お使いのバージョンなどにより、実際の画面と異なる場合がございます。)

今回は社内から来たメールを振り分ける設定をしていきます。

まず最初に振り分けたメールを入れるためのフォルダを作成します。

フォルダの作成方法

1.「受信トレイ」を右クリックし、「フォルダーの作成」をクリックします。

2.フォルダ名を入力し、作成場所を選択して、「OK」をクリックします。

今回は分かりやすく「社内」にしました。

これで、フォルダの作成は完了です!

仕分けのルール(条件)を決める

1.メールを振り分けるための「ルール」を設定します。
まず、Outlook上部にあるタブから「ホーム」を選び、「ルール」をクリックします。

2.「仕分けルールと通知の管理」をクリックします

3.①「新しい仕分けルール」をクリックします。
「自動仕分けウィザード」が開くので、②「受信メッセージにルールを適応する」をクリックし、「次へ」を選択します。

4.指定したい条件を選択します。

今回は①「差出人のアドレスに特定の文字が含まれる場合」を選択しています。

画面下部の「ステップ2」の中に条件の詳細設定を編集する箇所が出てくるので、②「特定の文字」をクリックします。

5.「差出人のアドレスに含まれる文字」に仕分けをしたいメールアドレスの文字列を入力し、「追加」をクリックします。ここでは社内のメールに含まれる(@syanai.com)にしました。

「追加」をクリックして「特定の文字の一覧」に表示されたら、「OK」をクリックします。

6.条件が変更されているのを確認して、次へをクリックしてください。

7.チェックボックス一番上の「指定フォルダーへ移動する」を選択します。
下部「ステップ2」に追加された「指定」をクリックします。

8.作成したフォルダを選択して「OK」をクリックします。

今回は先ほど作成した「社内」を選択しています。

9.フォルダの名前が変わっていることを確認して「次へ」をクリックします。

10.指定したい「例外条件」がある場合は「5」と同じように入力して次へをクリックします。

今回はそのまま次へをクリックします。

11.仕分けルールの名前を入力し、完了をクリックします。

これで振り分け設定は完了です。

次に送られてくるメールから振り分け設定が適用されます。

まとめ

今回はOutlookで振り分け設定をする方法を紹介しました。

メールが分かりやすくまとまっていると大事なメールの見落としが少なくなります。皆さんもぜひ活用してみてください。

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