受注処理~発送

DesignSHOP 受注処理~発送

「DesignSHOP 受注処理~発送」についてご案内いたします。尚、PDFはこちらからご覧ください。

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ここでは、EC-CUBEを使った受注処理の手順をご説明します。
実際にショップの運営体制や他のシステムとの連携の仕方によって最適な受注処理の方法は様々です。
ここでは、他システムと連携しない、シンプルな受注処理の方法について紹介します。
 

受注処理~発送の流れ

ここからは各段階を詳しくご案内します。

 

1.受注内容を確認する

まずは受注内容を確認します。ここでは、管理画面で確認する方法を説明します。

 

1.受注管理画面でステータスが「新規受注」のものを検索します。

受注管理画面で「対応状況」(=ステータス)が、「新規受付」になっているものを選択して、検索します。

EC-CUBEの標準機能では、お客様から注文があったものは全て「新規受付」となり、そこからのステータス変更は手動で行います。

※クレジット決済をご利用の場合はステータスが「新規受付」と異なる場合がございます。

☆ステータスをマスターすると便利です

EC-CUBEのステータスは「新規受付」「入金待ち」「キャンセル」「取り寄せ中」「発送済み」の6個あります。

それぞれの受注処理の段階をこの6個の中に当てはめて管理すると便利です。

ステータスの使い方に関しては次のステップでご説明します。

 
受注管理⇒受注管理
検索条件設定の「対応状況」から、「新規受付」を選択し、この「この条件で検索する」をクリックします。
 
 
検索結果が表示されます。
「CSVダウンロード」から検索結果をCSVにて出力することができ、他システムへの取り込みなどに使えます。
 
受注の詳細を確認するには「編集」をクリックします。
 
 

 2.受注内容を確認します。

受注履歴編集画面では、受注内容の詳細を確認するだけでなく、各情報を編集することができます。
お客様から配送先の変更依頼や商品内容の変更依頼などがあった場合などにも、ここで編集できます。 
編集した際は必ず最下部の「この内容で登録する」を押して、情報を登録してください。
 
 お客様からの要望や連絡事項は「備考」欄に表示されます。必ず確認するようにしましょう。
「メモ」欄にはショップ運営者同士の連絡事項やメモなどを入力することができます。「メモ」欄に書かれている内容はお客様へ送信されることはありません。
 

 

他の方法でも受注があったことを確認できます。

管理画面トップページ

ここに「新規受付」「入金待ち」などのステータスに関係なく最新の受注から10件が表示されます。

 

注文受付メール

ユーザーが商品を購入すると、管理画面の「SHOPマスター登録」で設定した「商品注文受付メールアドレス」宛てに
ご注文内容が記載されたメールが届きます。(同じ内容のメールが購入者にも送信されます。)

 

 

2.ステータスを変更する

お客様が選択された支払い方法や受注の状態によって、受注のステータスを変更します。

 

受注管理⇒対応状況管理

抽出条件で選択したものが下に一覧表示されます。

対応状況変更でステータスを変更したいものにチェックを入れ、プルダウンからステータスを選び「移動」をクリックすると、選択された受注のステータスが一括変更されます。

 

各ステータスは受注管理画面の検索結果一覧にて色分けされて表示されます。

受注管理⇒受注管理

どの状態をどのステータスへ振り分けるかは、ショップの運営方法によって異なります。
例えば、クレジットカード決済やコンビニ後払い決済、代金引換など、決済代行を利用し入金を待たずに発送してしまうものは「入金済み」に、
銀行振り込み・郵送振替・コンビニ先払いなど入金を確認してから発送するものなどは「入金待ち」というようにあらかじめルールを決めておきます。

 

※決済処理中のステータスについては下記でご説明します。

 

 

3.帳簿出力

受注管理画面から帳票(納品書)を出力できます。

 

1.受注管理画面でステータスが「入金済み」のものを検索します。

商品の発送へと処理を進められる分の帳票(納品書)を出力します。

受注管理⇒受注管理(検索結果)

「一括出力」にチェックを入れて「PDF一括出力」をクリックするとチェックした受注の帳票を一括で出力することができます。
(「帳票」横にチェックを入れるとすべての受注を一括選択できます。)
また、個別出力をクリックして個別に出力することもできます。
 

ポップアップウィンドウが開くので、内容を確認し、必要な情報を入力して最後に「この内容で作成する」をクリックします。

 

2.納品書を出力します。

PDF形式で納品書が一括出力されます。
これを印刷して発送する商品に同封します。
 
 

 

4.ピッキング・梱包~配送伝票出力

1.配送準備が整った受注分について、商品をピッキングして梱包します。

商品をピッキングする際、ピッキングリストが用意されていると梱包間違いなどを防ぐことができ、効率的に作業を進めることができます。
ピッキングリストの用意には3の工程で出力した納品書を使う方法や、受注管理画面でダウンロードできる受注一覧のCSVデータをExcelで加工して使う方法などがあります。
 

2.出荷します。

梱包が終わったら、お客様が指定された配送方法に基づき、出荷します。

☆配送伝票印刷の効率化

各配送業者の発送伝票の印刷機能は、EC-CUBEの標準機能ではありません。(2020年5月現在)

1日の出荷量が多い場合には次のような方法で対応することが可能です。

・EC-CUBEのの機能をカスタマイズして配送業者の伝票にあった印刷画面を作成する。

・受注一覧のCSVデータを配送業者の伝票発行管理システム(例:クロネコヤマト「送り状発行システムB2クラウド」佐川急便「e飛伝Web」)に取り込む。※配送業者のシステムに合うようにCSVデータの出力形式をカスタマイズする必要があります。

・受注一覧のCSVデータを配送伝票印刷ソフトに取り込んで印刷する。※印刷ソフトに合うようにCSVデータの出力形式をカスタマイズしなくてはいけない場合もあります。

 

5.出荷後の流れ

1.出荷済みの受注について、ステータス変更します。

対応状況管理画面にて、出荷を完了した受注について、ステータスを「配送済み」にします。

受注管理⇒受注管理(検索結果)

ステータスを「配送済み」にすると、受注一覧の検索結果にその日次が表示されます。

 

2.必要に応じて、お客様に対して出荷のご連絡メールを送信します。

出荷報告のメールを送信する際にはあらかじめ用意したメールテンプレートを使うと便利です。
ECに標準で用意されているメールテンプレートの数は「注文受付メール」「注文キャンセル受付メール」「取り寄せ確認メール」の3つです。
例えばそのうち「取り寄せ確認メール」を出荷報告のメールとして使うことができます。
※プログラムのカスタマイズをしてメールテンプレートの数を増やすことも可能です。
 
メールタイトル、ヘッダー部分、フッター部分を設定します。
 

 

「動的データ挿入部分」には該当の注文データから次のデータが挿入されます。

 

受注管理でメールを送信したい対象の受注を検索し、「通知」をクリックします。

受注管理⇒受注管理(検索結果)

 

メールテンプレートを選択する画面に遷移するので先ほどのステップで登録したテンプレートを選択します。

手入力で配送業者の伝票番号などを入力します。

 

このようなメールが送信されます。