受注処理~発送の流れ
1. 受注内容を把握する
まずは受注内容を確認します。ここでは、管理画面で確認する方法を説明します。
ホーム画面の左上の「新規受付」をクリックします。そうすると新規に受注があった注文一覧が出てきます。
EC-CUBEの標準機能では、お客様から注文があったものは全て「新規受付」となり、そこからの対応状況の変更は手動で行います。
対応状況をマスターすると便利です
EC-CUBEの対応状況は「新規受付」「入金済み」「対応中」「取り寄せ中」「注文取消し」「発送済み」「購入処理中」「決済処理中」「返品」の9個あります。
それぞれの受注処理の段階をこの9個の中に当てはめて管理すると便利です。
対応状況の使い方に関しては「3. 対応状況を変更する」でご説明します。
次のステップでは詳細の確認方法や編集の仕方をご説明いたします。
2. 受注内容を確認します
受注の詳細を確認するには各受注者をクリックします。こちらから各情報を編集することもできます。
お客様から配送先の変更依頼や商品内容の変更依頼などがあった場合なども、ここで編集できます。
編集した際は必ず右下の「登録」を押してください。
「ショップ用メモ欄」にはショップ運営者同士の連絡事項やメモなどを入力することができます。「ショップ用メモ欄」に書かれている内容はお客様へ送信されることはありません。
お客様からの要望や連絡事項は「お問い合わせ」欄に表示されます。必ず確認するようにしましょう。
3. 対応状況を変更する
お客様が選択された支払い方法や受注状況によって、受注の対応状況を変更します。
「受注管理」>「受注一覧」
① 受注一覧を開きましたら、対応状況を変更したい受注を検索します。
各注文者の左にある四角をクリックしてチェックを入れていきます。
複数変更したい場合は変更したい分のチェックを入れてください。
②「CSVダウンロード」の左に一括操作ができる箇所が出現します。
「対応状況の変更」というボタンをクリックし、変更したい対応状況を選択します。
③ 最後に「決定」ボタンをクリックし、完了です。
※こちらの画面でメールの送信、納品書出力の一括操作も可能です。
対応状況の決め方
どの状態をどのステータスへ振り分けるかは、ショップの運営方法によって異なります。
例えば、クレジットカード決済やコンビニ後払い決済、代金引換など、決済代行を利用し入金を待たずに発送してしまうものは「入金済み」に、銀行振り込み・郵送振替・コンビニ先払いなど入金を確認してから発送するものなど は「決済処理中」というようにあらかじめルールを決めておくと便利です。
対応状況名 | 振り分けの例 |
---|---|
新規受付 | 未処理の受注 |
入金済み |
|
対応中 | 受注を確認できたもの |
注文取消し | お客様の希望や在庫切れ、未入金などでキャンセルにしたもの |
発送済み | お客様へ商品を発送し終わったもの |
購入処理中 | 商品を取り寄せているなど、発送の準備をしているもの |
決済処理中 | 決済方法が銀行振込、郵便振替などで未入金のもの |
返品 | 何らかの理由でお客様から返品となったもの |
4. 納品書を出力する
商品の発送へと進められる分の納品書を出力します。
①「入金済み」のものを検索する
「受注管理」>「受注一覧」
② 下記参照画像内で緑色で囲まれているアイコンをクリックしてください
※複数の注文の納品書を一括で作成する場合は、納品書を作成したい注文にチェックを入れて「納品書を出力」をクリックしてください。
③ ポップアップウィンドウが開くので、内容を確認
必要な情報を入力して最後に右下の「作成」をクリックします。
④ PDF形式で納品書が一括出力されます
こちらを印刷して発送する商品に同封します。
5. ピッキング・梱包~配送伝票出力
① 配送準備が整った受注分について、商品をピッキングして梱包します
商品をピッキングする際、ピッキングリストが用意されていると梱包間違いなどを防ぐことができ、効率的に作業を進めることができます。
ピッキングリストの用意には「4. 納品書を出力する」の工程で出力した納品書を使う方法や、受注管理画面でダウンロードできる受注一覧のCSVデータをExcelで加工して使う方法などがあります。
② 出荷します
梱包が終わったら、お客様が指定された配送方法に基づき、出荷します。
6. 出荷後の流れ
① 出荷済みの受注について、ステータス変更します
対応状況管理画面にて、出荷を完了した受注について、対応状況を「発送済み」にします。
対応状況を「発送済み」にすると、受注一覧の検索結果にその日次が表示されます。
② 必要に応じて、お客様に対して出荷のご連絡メールを送信します
出荷報告のメールを送信する際には標準で用意されているメールテンプレートを使うと便利です。
ECに標準で用意されているメールテンプレートの数は「注文受付メール」「出荷通知メール」の2つです。